‌اساسنامه موسسه خیرین مدرسه ساز

مقدمه

اشتیاق و اعتقادات والای انسانهای مومنبه ایجاد امکانات و زمینه های آموزشیو تربیتی به منظور رشد و شکوفایی استعداد های جوانان بارقه امیدی گردیدتا افراد خیر و خدا جوی با عزمی راسخو اراده ای مشترک مجمعی را برای کمک و احداث، توسعه و تجهیز مراکز آموزشی و پرورشی طبق اساسنامه فوقو به شرح ذیل تاسیس نمایند.

فصل اول

کلیات و اهداف:

ماده 1

نام:موسسه خیریهمجمع خیرین مدرسیه ساز استان        که به لحاظ رعایت اختصار در این اساسنامهمجمع نامیده می شود و به عنوان زیر مجموعه جامعه خیرین مدرسه ساز کشور محسوب می شود.

ماده 2

نوع فعالیت: کلیه فعالیت های مجمع غیر سیاسی، غیر انتفاعی و عام المنفعه بوده و ضمن رعایت کامل قوانین جمهوری اسلامی دقیقا مطابق اساسنامه فعالیت خواهند نمود، ضمنا خیریه مجمع از نوع موسسات مذکور در بند الف ماده 2 آیین نامه اصلاحی ثبت تشکیلات و موسسات غیر تجاریمصوب 1377/5/5 موضوع مواد 584و 585 قانون تجارت تلقی می گردد.

ماده3 

محل: مرکز اصلی این مجمع در شهرستان.............به آدرس .............کد پستی.............است و در صورت لزوم میتواند بعد از موافقتمرجع صدور پروانه در شهرستانها و مناطقی که دارای استعداد کافی باشد به تشخیص هیات مدیره، شعبه یا نمایندگی یا در صورت داشتن شرایط، مجمع شهرستانی مستقل تابع استان داشته باشد. همچنین میتواند با کسب مجوز از مراجع ذیربط در خارج از کشور، شعبه یا نمایندگی یا دفترایجاد کند.

تبصره: این مجمع حفظشخصیت حقوقی یا استقلال خود در امور مالی ( درآمد و هزینه ) در سایر امور از جامعه خیرین مدرسه ساز کشور که در تهران به منظور تعیین خط مشی و سیاست گذاری کلی تشکیل شده و نمایندگان منتخب مجامع  استانها در هیات امنای آن عضویت دارند پیروی می نمایند.

ماده 4 

تابعیت: اعضای مجمع تابعیت جمهوری اسلامی و دارند و التزام خود را به قانون اساسی و نظام جمهوری اسلامی ایران اعلام می دارند و به نام خیریه هیچگونه فعالیت سیاسی و وابستگی و ارتباط با احزاب و گروه های سیاسی و نخواهند داشت.

تبصره: ایرانیان مقیم خارج از کشور نیز میتوانند در صورت احداث فضاهای آموزشی و پرورشی در استان ............ و اظهار تمایل کتبی با پیشنهاد هیات مدیره، پس از تصویب هیات امناء و تایید وزارت امور خارجه به عضویت مجمع در آیند.

ماده5

مدت: مدت فعالیت مجمع از تاریخ تاسیس برای مدت نامحدود خواهد بود.

ماده6

سرمایه: دارای اولیه مجمع اعم از منقول و غیر منقول................. ریال می باشد که توسط هیات موسسه تماما پرداخت و در اختیار هیات مدیره قرار گرفته است.

ماده7

اعضای هیات موسس

تبصره: پس از تعیین و معرفی هیات امنا و تنظیم و ارائه اساسنامه موسسه به اداره ثبت شرکتها، مسئولیت هیات موسس در مجمع خاتمه یافته تلقی میگردد.

ماده8

اهداف: 

1- بهرمندی از کمک های نقدی و غیر نقدی افراد حقیقی و حقوقی در جهت ساخت، نگهداری و توسعه و تجهیز مدارس

2-نظارت بر حسن انجام نیات و اهداف شرعیه خیرین در طول حیات خیر و بعد از آن پیگیری به منظور تغییر نام و کاربری مدارس خیری.

3- ترویج و توسعه فرهنگ قرآنی ََ باقیات الصالحات ََ در جامعه 

4- ایجاد زمینه های مناسب حمایتی، فرهنگی، اجتماعی، اقتصادی جهت تداوم امور خیری

5-حمایت های مالی و مشاوره ای به دانش آموزان و مدارس و تلاش در جهت مدرسه یابی و مدارس داری به تشخیص هیات مدیره

6- نظارت بر حسن اجرای پروژه های خیرین با همکاری نوسازی مدارس 

ماده 9

طرح و برنامه ها و سایر اقداماتی که در اساسنامه پیش بینی شده و به نحوی با وظایف یکی از وزارتخانه ها یا سازمانهای دولتی ارتباط دارد پس از کسب موافقت و با نظارت وزارتخانه یا سازمان دولتی ذیربط به مرحله اجرا در خواهد آمد.

فصل دوم 

ارکان 

ماده 10

ارکان تشکیل دهنده خیریه عبارتند از:

الف- مجمع عمومی هیات امنا

ب- هیات مدیره 

ج- مدیر عامل

د- بازرسان 

ماده11

مجمع عمومی هیات امنا: مجمع عمومی هیات امنا عالی ترین مرجع تصمیم گیری در مجمع خیرین مدرسه ساز بوده که برای دوره اول حداقل با تعداد ........... نفر تشکیل می شود و جلسات آنها بصورت عادی و فوق العاده برگزار می شود.

تبصره1: اعضا هیات امنا متشکل از نمایندگان منتخب خیرین شهرستانها و سه نفر عضو ثابت مدیران کل آموزش و پرورش و اداره کل نوسازی و مدارس استان و رئیس جامعه خیرین مدرسه ساز کشور یا نماینده ایشان می باشند.

تبصره2 : برای بهره مندی از توان خیرین فعال( ملی و استانی ) می توان به تعداد اعضای هیات امنا به پیشنهاد هیات مدیره و تصویب هیات امنا اضافه کرد ( حضور افراد خوش نام و صاحب نفوذ در شهرستان به پیشنهاد مجمع شهر و تایید مجمع استان و در استان به پیشنهاد مجمع استان و تایید جامعه خیرین صاحبان امضا هم بررسی شود.) 

تبصره 3: هر شهرستان و منطقه یک نفر واجد شرایط ( الف- خیرینی که در ساخت مدرسه حداقل 30% مشارکت کرده باشند. ب- املاک و تجهیزات به میزان 30%ساخت مدرسه اهدا کرده باشند. ج- افراد خوشنام، و صاحب نفوذ که در جذب خیرین موثر باشند به پیشنهاد شهرستان و در استانها به پیشنهاد جامعه خیرین مدرسه ساز کشور.

تبصره4 : فعالیت هیات امنا، هیات مدیره و بازرسان افتخاری می باشد. ارکان مجمع حق هیچگونه برداشت یا تخصیص به نفع خود از محل کمکها و هدایای نقدی و غیر نقدی خیریه مجمع را ندارند.

تبصره5: کلیه اعضای هیات امناء موظف به شرکت در جلسات بوده و همگی دارای آراء مساوی میباشند

تبصره6: موسسان و وابستگان طبقه اول " موضوع ماده 18  قانون مالیات های  مستقیم " و هیات امناء و مدیران آنها مبادرت به انجام معامله با موسسه ننمایند.

ماده 12

در صورت فوت، استعفا و یا حدوث شرایطی که به سلب عضویت هر یک از اعضاء هیات امناء بینجامد، هیات امناء نسبت به انتخاب عضو از بین افراد واجد شرایط و ترمیم هیات امناء اقدام خواهند نمود. بدیهی است ترمیم عضو مربوط به نماینده شهرستان با نظر همان شهرستان مربوطه انجام خواهد گرفت.

ماده 13

مجمع عمومی عادی هیات امناء حداقل سالی یکبار در خرداد ماه یا دی ماه تشکیل خواهد شد و برای رسمیت جلسه حضور نصف بعلاوه یک اعضا و جهت تصویب هر موضوعی آرائ موافق اکثریت نصف بعلاوه یک اعضاء حاضر در جلسه ضرورت دارد. در صورتی که در جلسه نخست اکثریت حاصل نشود، مجمع عمومی عادی نوبت دوم به فاصله 15 روز تشکیل و با تعداد 3 عضو، هیات امناء مجمع رسمیت خواهد داشت.

تبصره: مجمع عمومی هیات امناء ممکن است بصورت فوق العاده در هر زمان به تقاضای هیات مدیره یا یک سوم اعضاء هیات امناء یا بازرسان تشکیل گردد.

ماده 14

وظایف مجمع عمومی هیات امناء:

1-انتخاب اعضای  جدید و ترمیم هیات امناء

2-انتخاب اعضای هیات مدیره و بازرسان 

3-استماع و رسیدگی به گزارش هیات مدیره

4-استماع و رسیدگی به گزارش بازرسان 

5- با توجه به اینکه مجامع استانها به عنوان زیر مجموعه جامعه خیرین مدرسه ساز کشور میباشد تعین خط مشی مجمع در راستای سیاست های کلی جامعه خیرین مدرسه ساز کشور

6- بررسی و تصویب پیشنهادان هیات مدیره و آین نامه داخلی

7- بررسی چگونگی تبدیل به احسن اموال پیشنهادی از جانب هیات مدیره 

8- تصویب تراز نامه و امور مالی 

9- بررسی و تصویب اخذ وام از منابع عمومی و یا خصوصی به پیشنهاد هیات مدیره در جهت نیل به اهداف مجمع 

10-تعیین روزنامه کثیرالانتشار جهت درج آگهی و دعوتنامه های مجمع 

11-0پیگیری و محاکمه به مراجع قضایی جهت امورات مربوط به مجمع خیرین 

ماده 15

مجمع عمومی فوق العاده هیات امناء با شرایط ذیل تشکیل خواهد شد:

1- با درخواست هیات مدیره یا بازرسان

2- با درخواست یک سوم از اعضای هیات امناء

تبصره1 : دعوت برای مجمع عمومی فوق العاده کتبی بوده و حداقل 10 روز قبل جلسه باید به اطلاع اعضا برسد.

تبصره2: مجمع عمومی فوق العاده جهت رسمیت یافتن همان شرایط مجمع عمومی  عادی را خواهد داشت.

تبصره 3: تصمیمات مجمع عمومی فوق العاده حداقل با دو سوم آراء موافق از تعداد حاضر در جلسه معتبر و لازم الاجرا خواهد بود.

ماده 16 

وظایف مجمع عمومی فوق العاده هیات امناء:

1- تصویب تغییرات در مفاد اساسنامه

2-بررسی و تصویب انحلال مجمع

3- عزل بعضی از اعضا یا کل اعضا هیات مدیره یا بازرسین، قبول و بررسی استعفاء اعضای هیات مدیره و بازرسین و انتصاب اعضای علی البدل و تعیین کسرس اعضا تا سر رسید مجمع عمومی عادی .

4- تغییر نشانی 

5- اقامه هر گونه دعوی و دفاع از هر گونه دعوی و تسلیم به دعوی یا انصراف از آن اعم از حقوقی و کیفری با داشتن تمام اختیارات مراجعه به محاکم، فرجام، مصالحه، تعیین وکیل، سازش و تعیین داور بدون اختیار صلح

6- افزایش یا کاهش سرمایه

7- ورود عضو یا اعضا جدید موسسه 

ماده 17

جلسات عمومی هیات امناء توسط هیات رئیسه ای مرکب از یک رئیس، یک منشی و دو ناظر اداره می شود.

تبصره1: اعضا هیات رئیسه با اعلام قبولی نامزدی خود در مجمع، انتخاب خواهد شد.

تبصره2: اعضا هیات رئیسه نباید از بین کاندیداهای هیات مدیره و بازرسان باشند.

ماده 18

هیات مدیره: مجمع دارای هیات مدیره ای مرکب از 9 نفر عضو اصلی و 2 نفر عضو علی البدل خواهد بود که از ترکیب منتخب 7 نفر عضو هیات امناء و مدیر کل وقت آموزش و پرورش استان و مدیر کل وقت نوسازی مدارس استان تشکیل می شود.(موضوع تبصره اصلاحی 1401/06/30 هیات وزیران ).

تبصره1: جلسات هیات مدیره با حضور اکثریت اعضاء رسمیت یافته و تصمیمات متخذه نیز با برای اکثریت آراء موافق شرکت کنندگان معتبر خواهد بود.

تبصره2: شرکت اعضا هیات مدیره در جلسات ضروری است و غیبت هر یک اعضاء بدون عذر موجه و بدون اطلاع قبلی در سه جلسه متوالی در حکم استعفای حکم غایب خواهد بود.

تبصره3: در صورت استعفا، فوت یا سلب شرایط هر یک از  اعضا هیات مدیره ، عضو علی البدل برای مدت باقیمانده بجای  عضو اصلی و با حق رای انجام وظیفه خواهد نمود.

ماده 19 

هیات مدیره علاوه بر جلساتی که بصورت مرتب و حداقل هر ماه یکبار تشکیل خواهد داد، بنا به ضرورت می تواند با دعوت کتبی یا شفاهی توسط رئیس، نایب رئیس یا مدیر عامل تشکیل جلسه دهد.( فاصله بین ارسال دعوتنامه یا تلفن جهت تشکیل جلسه هیات مدیره حداقل سه روز خواهد بود)

ماده 20

اعضای هیات مدیره بلافاصله پس از انتخاب شدن، تشکیل جلسه داده و از بین خود یک نفر رئیس و یک نفر نایب رئیس و یک نفر خزانه ادار انتخاب خواهند نمود .

حدود اختیارات آنها را آیین نامه داخلی خیریه مجمع مشخص می نماید.

ماده21

هیات مدیره برای مدت 2 سال انتخاب می شود و انتخاب مجدد آنها برای دوره های بعدی بلامانع است.

هیات مدیره موظفه حداقل 2 ماه قبل از پایان تصدی خود ار هیات امنا به منظور برگزاری انتخاب هیات مدیره جدید دعوت نماید، و تا تشکیل هیات مدیره جدید وظایف خود را ادامه دهد و نتیجه انتخابات را کتبا به مراجع ذیربط و جامعه خیرین مدرسه ساز اعلام نماید.

تبصره: تاریخ و زمان برگزاری  جلسه انتخابات هیات مدیره و بازرسان قبلا به اطلاع جامعه خیرین مدرسه ساز کشور برسد تا این جلسه با حضور نماینده جامعه خیرین برگزار گردد.

ماده 22

هیات مدیره نماینده قانونی مجمع بوده و وظایف و اختیارات آن به شرح ذیل می باشد:

1- اداره امور مجمع

2- حفظ و حراست از اموال منقول و غیر منقول

3- تبدیل به احسن نمودن اموال منقول و غیر منقول با رضایت خیریا ورثه آنان

4- رسیدگی به حسابهای مجمع

5- پرداخت دیون و وصول مطالبات

6- اجرای مصوبات هیئت امناء

7-افتتاح حسابها در بانک ها 

 8-انجام تشریفات قانونی 

9- تهیه آیین نامه های قانومی 

10- راه اندازی تشکیلات اداری، ثبت و ضبط امور اداری و مستند سازی 

11- پیگیری جریانات قضایی و مالیاتی و ثبتی در کلیه مراحل قانونی در صورت اقتضاء واگذاری تمام و یا قسمتی از اختیارات خود به هر شخص دیگر اعم از حقوقی و یا حقیقی و یا حق توکیل به غیر 

12- ایجاد کارگروه های تخصصی طبق آیین نامه داخلی و تعیین حدود و اختیار و وظایف آنان و نظارت بر عملکرد گروه ها طبق آیین نامه جامعه خیرین .

13- ایجاد نمایندگی در شهرستانها و مناطق طبقه ماده 3

تبصره1: امضاء کلیه اسناد و اوراق بهادار و تعهدآور  با امضاء رئیس و نایب رئیس و خزانه دار و یک نفر  اعضاء هیات مدیره و مهر مجمع معتبر خواهد بود.

تبصره2: هیات مدیره نباید بیشتر از موجودی نقدی مجمع اسناد تعهد آور امضاء نماید.

تبصره3: عدول از شرایط مندرج در موافقتنامه فی ما بین ، حین واگذاری املاک و مدارس اهدایی خیانت در امانت محسوب و قابل تعقیب و پیگرد قانونی در مراجع ذیصلاح تا حصول نتیجه و صدور رای دادگاه خواهد بود.

تبصره4: جز درباره موضوعاتی که به موجب مفاد این اساسنامه ، اخذ تصمیم و اقدام درباره آنها در صلاحیت هیات امنا است،هیات مدیره کلیه اختیارات لازم برای اداره امور را مشروط به رعایت حدود اهداف مجمع دارا می باشد.

ماده 23

مدیر عامل: هیات مدیره می تواند از بین خود و یا خارج از اعضاء هیات مدیره یک نفر شخص حقیقی ایرانی طبق ضوابط ابلاغی جامعه خیرین مدرسه ساز به مدت 2 سال 

به سمت مدیر عامل انتخاب نموده و حدود اختیارات او را تعیین کند. مدیر عامل در حدود اختیاراتی که از طرف هیات مدیره به وی تفویض می شود نماینده مجمع محسوب می شود.

تبصره1: اگر مدیر عامل از بین اعضای هیات مدیره باشد، دوره مدیریت  عامل از مدت عضویت در هیات مدیره بیشتر نخواهد بود و با اتمام دوره هیات مدیره، دوره مدیر عاملی او نیز خاتمه می یابد.

تبصره2|: شرح وظایف مدیر عامل توسط هیات مدیره تهیه و به وی ابلاغ می شود.

ماده 24

مجمع عمومی عادی هیات امناءیک موسسه حسابرسی و یک نفر را به عنوان بازرس اصلی و علی البدل برای مدت 2 سال انتخاب خواهند کرد.

تبصره1: بازرسان اصلی و علی البدل نباید از بستگان درجه دو ، سه نسبی یا سببی هیات مدیره باشند.

تبصره2: مدیران و مدیر عامل موسسه هر کس که خود و همسرش از اشخاص مذکور در تبصره 1 موظفا حقوق دریافت می نمایند و اشخاص مذکور در ماده 111 قانون تجارت نمی تواند به سمت بازرس موسسه انتخاب شوند.

تبصره 3: نامزدی و انتخاب مجدد بازرسان بلامانع است.

ماده 25 

وظایف بازرسان

1- بررسی کلیه اسناد و اوراق مالی و تهیه گزارش برای مجمع عمومی 

2-مطالعه گزارش سالانه هیات مدیره اعم از مالی و غیر مالی و تهیه گزارش عملکرد برای اطلاع مجمع عمومی هیات امناء

3- گزارش مستند هرگونه تخلف هیات مدیره از مفاد اساسنامه با ارائه مدرک به مجمع عمومی 

تبصره: بازرسان میتوانند بدون داشتن حق رای در کلیه جلسات هیات مدیره شرکت کنند.

ماده 26

در صورت در خواست بازرس کلیه اسناد و مدارک اعم از مالی و غیر مالی در هر زمان بدون قید و شرط به وسیله هیات مدیره باید حسب بررسی در دسترس وی قرار بگیرد.

                                                        فصل سوم 

بوجه و موارد متفرقه 

ماده 27 

بوجه مجمع از طریق جذب مشارکت و کمک های مردمی و دولتی و بین المللی و جمع آوری هدایا، قبول اعانات و نذورات و وصیت و وقف و سایر کمکها تامین می گردد.

ماده 28

هیات مدیره موظف است دریافتی ها و هزینه مجمع را در دفاتر قانونی ثبت و شرح و بیلان آن را در پایان هر سال مالی به جامعه و مراکز قانونی ذیربط ارائه نماید.

تبصره1: کلیه وجوه مازاد بر هزینه های مجمع در حساب  مخصوصی به نام مجمع از بانک های رسمی کشور نگهداری و طبق تصمیمات هیات مدیره و رعایت نیات، خیرین گرامی در امر مدرسه سازی و مدرسه یاری مصرف خواهد شد.

تبصره 2: سال مالی مجمع مطابق با سال مالی شمسی بوده و همواره در پایان اسفند ماه خاتمه می یابد.

تبصره3: تسویب ترازنامه از طرف مجمع عمومی عادی هیات امناء برای هیات مدیره به منزله تسویه حساب می باشد.

ماده 29

کلیه مدارک ، پرونده ها و نوشته ها در دفتر مرکزی مجمع نگهداری می شود و مکاتبات رسمی مجمع با امضاء هیات مدیره ( در غیاب او نائب رئیس ) و یا مدیر عامل با مهر مجمع خواهد بود.

تبصره1: برای حفظ امنیت و تامین مصلحت مجمع، هیات مدیره می تواند اسناد خاص و اموال قیمتی را با تنظیم صورت جلسه و ثبت در دفتر مخصوص نزد صندوق های صلاحیت دار دولتی تودیع و رسید دریافت نماید.

تبصره 2: مصوبات و صورت جلسه هیات مدیره در دفاتر مخصوص به ترتیب تاریخ ثبت و به امضاء اعضای  ذیربط خواهد رسید.

ماده 30

آیین نامه های داخلی اساسنامه توسط هیات مدیره تهیه و بعد از تصویب هیات امناء قابل اجرا خواهد بود.

ماده 31 

هر گونه تغییری در مفاد اساسنامه در صورتی معتبر است که به تصویب مجمع عمومی فوق العاده هیات امناء رسیده باشد و بایستی یک نسخه از آن را به مرجع نظارتی ذیربط نیز ارسال و رسید آن به دبیر خانه مجمع تحویل گردد.

ماده 32 

محل مجمع و اقامتگاه اعضاء هیات مدیره و بازرسان و اشخاص صاحب امضاء و تغییرات بعدی آن باید بلافاصله به اطلاع مرجع نظارتی برسدو در صورت تغییر آدرس و عدم اطلاع به آن مرجع استناد به نشانه های قبلی ملاک قانونی و مورد استناد خواهد بود .

 ماده 33 

 مجمع دارای مهر و آرم مخصوص جامعه خیرین مدرسه ساز کشور بوده ، که متن زیر آرم بر اساس نام استان خواهد بود و با تصویب هیات مدیره و مجوز مراجع ذیربط تهیه خواهد شد. 

تبصره: اعضاء هیات مدیره در حفظ و حراست مهر و آرم مجمع مسئولیت قانونی بالسویه و تعطیل ناپذیر دارند. 

ماده 34

انحلال: در صورت انحلال موسسه توسط  مجمع فوق العاده هیات امناء، هیاتی جهت تسویه حساب انتخاب و این هیات موظف خواهد بود پس از ادای دیون و وصول مطالبات نسبت به واگذاری املاک و اموال منقول و غیر منقول به آموزش و پرورش و یا اداره کل نوسازی مدارس اقدام نماید تا در جهت اهداف مجمع سابق مصرف گردد.هیات مذکور موظف است یک نسخه از فهرست کامل اموال و املاک منقول و غیر منقول واگذار شده را به مرجع صدور پروانه و جامعه خیرین مدرسه ساز کشور ارسال گردد. 

ماده 35

 انتشار هر گونه مطبوعه ای پس از کسب مجوز از جامعه خیرین مدرسه ساز کشور و تحصیل پروانه انتشار با رعایت کامل مطبوعات انجام می شود و یک نسخه به جامعه خیرین مدرسه ساز کشور ارسال می گردد.

ماده 36

 مواردی که در این اساسنامه پیش بینی نشده وفق قانون تجارت عمل خواهد شد.

ماده 37

 این اساسنامه مشتمل بر 3 فصل و 37 ماده و 35 تبصره در نشست مورخ..............................هیات امناء به تصویب رسید.

اعضاء هیات امناء 

ردیف	نام و نام خانوادگی	کد ملی	امضاء
1
2
3
4
5
6
7
8
9

10
11
12
13

14
15
16
17
18

آیین نامه برگزاری هیات مدیره مجامع خیرین مدرسه ساز استان 

بر اساس ماده 19 اساسنامه جامعه خیرین مدرسه ساز هیات مدیره جامعه خیرین مدرسه ساز استانها، مرکب از 9 نفر اعضای اصلی و دو نفر عضو علی البدل می باشند. که از اعضای اصلی 7 نفر عضو حقیقی و دو نفر حقوقی که شامل ( مدیران کل آموزش و پرورش نوسازی ، توسعه دو تجهیز مدارس استانها) می باشند که برای مدت 2 سال فعالیت می کنند. و همچنین 1 نفر بازرس اصلی و 1 نفر علی البدل ، که برای مدت 2 سال انتخاب می شوند، لذا به لحاظ یکنواختی در اجرای این امر موارد زیر جهت اطلاع و اقدام اعلام می گردد: 

الف: قبل از انتخابات :برای برگزاری  انتخاب هیات مدیره و بازرسین حداکثر 2 ماه قبل از پایان دوره، موضوع را در جلسه هیات مدیره مطرح، زمان برگزاری جلسه و دستور کار مشخص گردد.

تبصره 1: چنانچه نیاز به ترمیم هیات امناء باشد موضوع در جلسه هیات مدیره مطرح و افراد جایگزین شناسایی و به هیات امناء معرفی گردد.

تبصره2: هیات امناء مجمع  استان طبق اساسنامه انتخاب می شوند.

دعوتنامه برگزاری انتخابات بایستی 15 روز قبل از برگزاری در روزنامه مورد نظر مجمع عمومی درج و دستور کار آن مشخص گردد.

به عنوان نمونه 

الف: ارائه گزارش هیئت مدیره و تایید بازرسین 

ب: ترمیم هیات امناء 

ج: انتخاب هیات مدیره و و بازرسین در نهایت بصورت کتبی به اعضاء هیات امناء ابلاغ گردد.

برگه های رای، فرم های صورت جلسه و لیست حاضرین ( برابر پیوست) آماده گردد.

برگزاری انتخاب هیات مدیره و بازرسین، در جلسه عادی هیات امناء و اصلاح اساسنامه و ترمیم هیات امناء در جلسه فوق العاده مطرح می گردد.

زمان برگزاری انتخابات و دستور کار آن با جامعه خیرین مدرسه ساز کشور هماهنگ گردد و جهت حضور نماینده جامعه خیرین مدرسه ساز کشور دعوت به عمل آید.

توصیه می شود قبل از انتخابات طی فرمتی، کاندید های هیات مدیره و بازرسین، آمادگی خود را اعلام نمایند.

ب: زمان برگزاری 

در آغاز جلسه بایستی دعوتنامه درج شده در روزنامه ، اسامی هیئت امناء مجمع، اساسنامه مجمع برای استفاده هیئت رئیسه توسط مدیر عامل یا برگزار کنندگان آماده شده باشد.

در جلسه مجمع عمومی هیئت امناء که با حضور اکثریت ( نصف +1) رسمیت می یابد، هیئت رئیسه ای مرکب از 1 نفر رئیس، دو نفر ناظر و یک نفر منشی با نظر حاظرین انتخاب می گردد. افراد مذکور نبایستی قصد کاندیدا شدن برایس انتخاب هیئت مدیره و یا بازرسین را داشته باشند.

تبصره: چنانچه مجمع عمومی در نوبت اول به حد نصاب تشکیل نرسد ، جلسه دوم به فاصله 15 روز تشکیل و با حضور هر تعداد ار اعضای هیئت امناء رسمیت خواهد داشت.

پس از گزارش هیئت مدیره به ویژه در امو مالی، نظر بازرسین مطرح و هیئت امناء  بایستی آن را تایید نمایند.

با عنایت به اینکه هر سال تعدادی  از افراد به خیرین استان اضافه می گردد، شایسته است اعضاء هیئت امناء ترمیم گردد و چنانچه قرار به ترمیم هیئت امناء باشد ( به علت فوت یا عدم حضور یکی از اعضاء و یا تقویت هیئت امناء با عضویت خیرین جدید) ابتدا بایستی افراد مذکور خود را در جلسه معرفی و سپس برای هریک از افراد جدید رای گیری صورت گیرد و در صورت تایید طبق اساسنامه استان ( نصف +1) و یا 2/3 اعضاء به عضوین هیئت امناء در خواهد آمد.

برای انتخاب هیئت مدیره مجمع خیرین،کاندیداها آمادگی خود را اعلام نمایندف همچنین کاندیداها باید شخصا حضور داشته باشند.

همه اعضای هیئت امناء شخصا در زمان رای گیری حضور داشته باشند مگر کسانی که عدم حضور آنها موجه بوده و مورد تائید هیئت امناء باشد که بایستی قبلا وکالت کتبی مورد تائید هیئت مدیره به فرد دیگری بدهند، ضمن اینکه هر شخص تنها حق وکالت به یک نفر دارد و هر فرد نیز در مقام وکالت تنها برای یک شخص حق رای دادن دارد.

در زمان انتخابات هیئت مدیره و بازرسین، پس از ترمیم هیئت امناء کاندیداها خود را معرفی نموده و سپس اسامی آنها بر روی تابلو ( به ترتیب حروف الفبا) جهت رای گیری درج خواهد شد. 

بعد از معرفی کاندیداهای هیئت مدیره و بازرسین، در برگه های رای جداگانه ( انتخاب اعضای هیئت مدیره و بازرسین) که به امضای رئیس هیئت رئیسه و مهر مجمع رسیده باشد به تعداد حاضرین  هیئت امناء با 7 ردیف ( به تعداد کاندیداهای اصلی حقیقی ) جهت انتخاب هیئت مدیره و 2 ردیف جهت انتخاب بازرسین در اختیار اعضای هیئت امناء مجمع قرار می گیرد تا پس از نوشتن نام افراد دلخواه آن را به داخل گلدان بیندازند.

شمارش آراء در  حضو جمع حاضر و روی تابلو علامت زده شده و 7 نفر که بیشترین آراء کسب کرده باشند اعضای اصلی و دو نفر بعدی که رای پایین تری آورده باشندبه عنوان اعضای علی البدل انتخاب می گردند، همچنین از بین بازرسین نیز دو نفر که بیشترین رای و کسب می کنند به عنوان بازرس اصلی و دو نفر بعدی که رای پایین تری آورده باشند، به عنوان بازرس علی البدل انتخاب می گردند.

تذکر1: بایستی کاندیداهای هیئت مدیره حداقل 9 نفر و بازرسین حداقل 4 نفر باشند

تذکر2: اعضای هیئت مدیره انتخاب شده حق کاندید شدن جهت بازرسی را ندارند 

تذکر3: کاندیداهای انتخابات  هیئت مدیره بایستی از بین اعضاء هیئت امناء باشد ولی کاندیداهای بازرسین می توانند افرادی آشنا به مسائل حقوقی و حسابداری خارج ار هیئت امناء و یا از خیرین و همیاران خیرین مئدرسه ساز باشند.

به منظور مستند سازی از تمام مراحل انجام کار انتخابات به ویژه تابلوی شمارش آراء ، فیلم و تصویر تهیه گردد.

کلیه صورت جلسات مربوطه اعم از: ترمیم هیئت امناء، برگزاری انتخابات، اصلاح اساسنامه، انتخاب هیئت مدیره، و سایر مستندات قانونی توسط منشی تهیه و به امضاء هیئت رئیسه می رسد، همچنین حاضرین در جلسه، لیست مشخصات و حضور و غیاب را امضاء می نمایند.

تذکر: در اصلاح اساسنامه کلیه اعضای هیئت امناء با امضای صورتجلسه اصلاحات انجام شده را تایید نمایند.

ج- پس از برگزاری

پس از انتخاب شدن اعضای هیئت مدیره ( 7 نفر عضو اصلی منتخب و دو نفر عضو حقوقی ثابت) ظرف مدت یک هفته هیئت مدیره جدید تشکیل جلسه داده و از بین خود یک نفر را به عنوان رئیس ، و یک نفر نائب رئیسو یک نفر خزانه دار انتخاب می نمایند.

پس از مشخص شدن اعضای هیئت مدیره برای ثبت شرکت ها و رسمیت بخشیدن به مجمع پیگیری و اقدام گردد.

پس از انتخاب هیئت مدیره نسبت به ابقائ و یا تعیین مدیر عامل که مورد تایید هیئت مدیره باشد ، اقدام و در صورت جلسات مربوطه قید گردد.

شرح وظایف و شرایط احراز پیشنهادی جهت مدیران عامل مجامع خیرین مدرسه ساز استان ها 

1- با توجه به اساسنامه مجامع، هیئت مدیره می تواند از بین خود و یا خارج یک نفر شخص حقیقی را به عنوان مدیر عامل انتخاب و اختیارات او را تعیین کند.مدیر عامل در حدود اختیاراتی که از  طرف هیئت مدیره به وی تفویض می گردد نماینده مجمع محسوب شده و از طرف مجمع حق امضا دارد.

2- مدیر عامل از طرف هیئت مدیره تعیین و با ابلاغ رئیس هیئت مدیره فعالیت می کند.

3- شرایط پیشنهادی احراز پست مدیر عامل: 

شرایط عمومی 

1- تابعیت نظام جمهوری اسلامی ایران و و اعتقاد به نظام جمهوری اسلامی 

2- نداشتن محکومیت کیفری 

3- دارای حداقل مدرک کارشناسی مرتبط فنی مهندسی و علوم پایه 

4- حداقل سی سال سن و حداکثر شصت و پنج سال (تبصره: در صورت دارا بودن سایر شرایط و توانمندی لازم به تشخیص هیئت مدیره بالاتر از سن مذکور مجاز می باشد. )

5- داشتن سلامت جسمی و روانی 

شرایط اختصاصی

1- دارای صلاحیت اخلاقی و رفتاری همانند سعه صبر، انصاف ف روحیه گذشت و امانت داری و حسن شهرت 

2- ارتباط با خیرین و اشنایی با فرهنگ کار خیر مدرسه سازی و داشتن روابط عمومی قوی و مهارت روابط عمومی قوی و مهارت برقراری ارتباط و جذب خیر 

3-داشتن سابقه کار اجرایی و مدیریتی حداقل 5 سال ترجیحا در آموزش و پرورش و نوسازی مدارس و مجمع خیرین مدرسه ساز 

4- مدیر عامل کلیه فعالیت خود را زیر نظر رئیس هیئت مدیره انجام خواهد داد و در هر دوره هیئت مدیره می تواند ابقاء و یا مدیر ان جدید به کار گرفته شود.

شرح وظایف:

1- ثبت و حفظ اسناد و اموال 

2-ثبت و نگهداری حساب های مجمع و رسیدگی به آنها 

3-تلاش در جهت تامین اقلام اداری و تجهیزات مورد نیاز جهت انجام امور اجرایی مجمع 

4-برگزارسی جلسات مرتب هیئت مدیره با دستور کار مشخص و تنظیم صورت جلسات و پیگیری مصوبات هیئت مدیره

5-نظارت بر اجرای حسن قرار دادها و امور مالی و هزینه ها 

6- ارائه راهکار های مناسب و مشاوره و راهنمایی یه اعضائ هیئت مدیره

7- جذب پرسنل، نظارت بر کار آنان، تشویق و تنبیه و فراهم کردن فضای توسعه و رشد پرسنل

8- نظارت بر اجرای درست مقررات و اساسنامه 

9- پیگیری جلسات هیئت امنا و مجمع عمومی برابر اساسنامه و برگزاری انتخابات هیئت مدیره و بازرسین با نظارت هیئت مدیره 

10- پیگیری و به ثبت رساندن مجمع و اعضای هیات مدیره و گرفتن مجوز قانونی 

11- تامین هزینه های جاری از طریق هیئت مدیره مجمع و اتخاذ راهکار های مناسب در این خصوص و پیگیری امور مالیاتی مجمع 

12- جذب نیرو داوطلب علاقمند و مورد اعتماد و تشکیل کار گروه ها و کمیسیون بر اساس نظر هیئت دیره 

13- پیگیری توسعه و تقویت مجامع شهرستانها و نمایندگی استانها و نظارت بر فعالیت های آنان 

14- گزارش فعالیت های انجام شده به هیئت مدیره هر یک ماه یکبار و سه ماه یکبار به جامعه خیرین مدرسه ساز کشور

15-شناسایی جذب خیرین جدید و پیگیری انجام امور خیر خواهانه خیرین مدرسه ساز جهت ساخت ، تجهیز املاک اهدایی و مدرسه یاری 

16- بهره گیری و تعامل با سازمان ها و نهاد های  دولتی و غیر دولتی به ویژه آموزش و پرورش و نوسازی مدارس جهت توسعه رشد فعالیت های مجمع 

17- برنامه ریزی و اقدام جهت تبلیغات مناسب ، اطلاع رسانی و معرفی مجمع از طریق فعال کردن سایت و فضای مجازی رسانه های گروهی به ویژه صدا و سیما 

18- پیگیری و برنامه ریزی مجدانه جهت جذب اعتبارات استانی از طریق بهره گیری از ظرفیت های استانداری سازمان مدیریت و برنامه ریزی و نمایندگان استان 

19- ارتباط مناسب با جامعه خیرین و ارائه اطلاعات و آمار مورد نیاز و پیگیری سایت های تعیین شده 

20- ارتباط مستمر با خیرین و رفع مشکلات آنان در حد امکان 

21- ارتباط و کسب تجربه از سایر موسسات خیریه 

22- برنامه ریزی جهت مکانیزه نمودن گردش امور مجمع و تکنولوژ ی ها و نرم افزار های روز 

23-سایر انجام امور محوله و از سوی هیئت مدیره و جامعه 

24-پیگیری و  نظارت بر اجرای مصوبات دستور العمل ها و بخشنامه های ارسالی از طرف جامعه خیرین

تذکر: مدیر عامل می تواند از بین اعضا ی هیئت مدیره و یا خارج از آن باشد.